whistleblowing

Whistleblowing, gestione delle segnalazioni

Il D.Lgs 10 marzo 2023, n. 24 (pubblicato in G.U. il 15/3/2023), ha dato attuazione alla Direttiva UE n. 2019/1937 del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

Le aziende del Gruppo soggette alla suddetta normativa e per le quali è possibile inviare una segnalazione sono:

Tampieri Financial Group S.p.A.;
Tampieri S.p.A.;
Tampieri Energie S.r.l.;
Faenza Depurazioni S.r.l.;
Fin-Ceramica Faenza S.p.A.

(di seguito congiuntamente le “Società” e disgiuntamente la “Società”)

In osservanza di quanto sopra, Il Gruppo Tampieri si è dotato di un sistema di gestione delle segnalazioni, anche inviate in forma anonima.

Definizioni

Chi è il “Whistleblower”

Possono effettuare una segnalazione i seguenti soggetti:

Il vertice (Presidente/Direttore/Amministratore e Consiglio di Amministrazione) ed i componenti degli organi statutari della Società.
Tutti i dipendenti (inclusi coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per la Società, siano sotto il controllo e la direzione della Società) e volontari della Società.
I fornitori, i consulenti, i collaboratori e chiunque sia in relazione di interessi con la Società (inclusi i collegi sindacali, società di revisione, componenti dell’Organismo di Vigilanza).

Cos’è il “Whistleblowing”

Qualsiasi notizia riguardante sospette violazioni o presunte condotte illecite che possano arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine, alla Società.

La segnalazione deve avere ad oggetto atti o comportamenti che si ritiene realizzino una violazione o induzione a violazione di leggi, di regolamenti, del codice di comportamento o delle procedure/ processo interni.

Le condotte illecite da segnalare devono riguardare situazioni delle quali il soggetto sia venuto direttamente a conoscenza “in ragione del rapporto di lavoro”, ossia a causa o in occasione di esso.

In ordine alla condotta posta in essere non si ritiene meritevole di tutela una segnalazione basata su sospetti o voci, apparendo necessaria, ai fini della segnalazione, una puntuale conoscenza dei fatti.

A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo si indicano quelle azioni o quelle omissioni, commesse o tentate, che possono essere oggetto della segnalazione:

violazioni relative alla tutela dei lavoratori, ivi inclusa la normativa antinfortunistica;
presunti illeciti, da parte di esponenti della Società nell’interesse o a vantaggio della Società, in quanto non conformi al Modello 231 vigente;
comportamenti illeciti nell’ambito dei rapporti con esponenti delle pubbliche amministrazioni;
non conformità rispetto ai valori etici ed alle regole comportamentali sanciti nel Codice Etico della Società, ovvero non conformità alle procedure interne della Società, di cui si abbia conoscenza in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative o in ragione del rapporto di lavoro/collaborazione;
violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
violazioni di disposizioni europee che consistono in: atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; atti od omissioni riguardanti il mercato interno;atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati.

Cosa NON È “Whistleblowing”

Non sono da comprendersi come oggetto delle segnalazioni semplici rimostranze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o del volontariato, o le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci o rapporti con il superiore gerarchico o colleghi/volontari.

Oggetto della segnalazione

La segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

indicare circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
indicare i documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati e, qualora tali documenti siano nella disponibilità del segnalante, allegarli;
contenere tutte le informazioni necessarie per individuare in modo inequivocabile gli autori della condotta illecita;
indicare, ove possibile, delle generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
evidenziare eventuali interessi privati collegati alla segnalazione.

Fermo quanto sopra disposto, la Società si riserva la facoltà di prendere in considerazione anche segnalazioni anonime, ove adeguatamente circostanziate e dettagliate in modo tale da consentire di fare emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati. Esse saranno, pertanto, prese in considerazione solo qualora non appaiano a priva vista irrilevanti, senza fondamento o non circostanziate. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del segnalato.
Le segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato nonché ogni altra forma di abuso sono fonte di responsabilità del segnalante, in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti, in particolar modo se venga accertata la infondatezza di quanto segnalato e la strumentale e volontaria falsità di accuse, rilievi, censure, ecc.
A tal fine, qualora nel corso delle verifiche la segnalazione ricevuta si riveli intenzionalmente diffamatoria nonché infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, in coerenza con quanto sopra descritto la Società si riserva di applicare gli opportuni provvedimenti disciplinari.

Come segnalare

Al fine di favorire l’invio delle segnalazioni, Le Società ha adottato un unico canale di gestione delle segnalazioni riguardati le 5 società assoggettate alla normativa mediante una piattaforma informatica dedicata resa disponibile tramite link accessibile da questa pagina del sito internet del Gruppo Tampieri.
Il segnalante, attraverso la compilazione guidata di un apposito modulo predefinito, può effettuare una segnalazione, scegliendo la Società del Gruppo Tampieri interessata alla segnalazione, allegando file e documentazione a supporto ed eventualmente interloquire con chi è preposto ad approfondire le segnalazioni ricevute.
È altresì data la possibilità di effettuare una segnalazione in forma scritta mediante l’invio, da parte del segnalante, di una lettera presso la sede della società interessata all’attenzione del “Gestore delle Segnalazioni” (in questo modo alla ricezione della busta, il personale della Società non potrà aprire la busta ma dovrà consegnarla alla persona incaricata alla gestione delle segnalazioni).

Come viene gestita la segnalazione

Le segnalazioni sono oggetto di istruttoria preliminare ad esito della quale si provvede a:

Archiviare la segnalazione, garantendo comunque la tracciabilità delle motivazioni a supporto, nei casi in cui emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti segnalati, oppure
Richiedere ulteriori elementi utili all’indagine qualora ritenesse necessario effettuare approfondimenti relativi alla segnalazione.
Autorizzare l’avvio della successiva fase di “accertamento” avendo cura di informare tempestivamente i vertici aziendali.

A completamento dell’attività di accertamento, viene alternativamente stabilito se:

Archiviare la segnalazione motivandone le ragioni;

Qualificare la segnalazione come segnalazione effettuata con dolo o colpa grave e, in tali casi, si decide in merito ad eventuali azioni da intraprendere nei confronti del segnalante;

Dichiarare fondata la segnalazione e porre in essere ogni opportuno adempimento successivo.
A conclusione dell’istruttoria preliminare nonché dell’eventuale accertamento, vengono aggiornate le informazioni e lo stato di lavorazione della segnalazione all’interno della piattaforma informatica.

Trattamento dei dati personali

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

Informativa sul trattamento dei dati personali